Día con día, en la oficina pública o privada, se genera una serie de documentos impresos, algunos de ellos, registros contables o cifras, otros llevan firmas para su aprobación o ejecución independiente de, sí hay o no procesos internos.
A diferencia de la iniciativa privada, en las instituciones públicas hay diversas normas, acuerdos y lineamientos que aplicar como la Ley General de Archivos (en donde él artículo 1. Señala: “La presente Ley es de orden público y de observancia general en todo el territorio nacional, y tiene por objeto establecer los principios y bases generales para la organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la federación, las entidades federativas y los municipios.)” y su Reglamento, así como el Reglamento del Consejo Nacional de Archivos (en su última reforma del 30 de marzo 2022).
En materia fiscal, empresa privada o no, el Código Fiscal de la Federación en su art. 30, señala que las personas obligadas a llevar contabilidad deberán conservarla a disposición de las autoridades fiscales durante un plazo de cinco años a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron presentarse las declaraciones con ellas relacionadas.
Después del citado plazo, por analogía podríamos tirar la documentación anterior, sin embargo, habrá que considerar que cada entidad tiene su propio escenario, en cuyo caso la obligatoriedad de conservar la documentación podría ser por más tiempo.
Entiéndase por información contable, la referida en el art. 28 del mismo código, que entre otros menciona:
- Sistemas y registros contable
- Papeles de trabajo, registros, cuentas especiales, libros y registros sociales
- Comprobantes fiscales y documentación comprobatoria de ingresos y deducciones
- Documentación comprobatoria de los asientos respectivos
Cada uno de estos documentos, es una huella de las actividades mismas de la empresa, contratos, compras, pagos, liquidaciones, etc.; los cuales, en algún momento por revisión interna o externa, se tendrán que mostrar y más si están sujetos a lo contado en párrafos anteriores, las cuales pueden ser evidencia de cómo estamos haciendo las cosas, o simplemente una buena gobernanza empresarial.
En estas revisiones, el decir, “no contamos con el documento o se perdió”, no habla bien de la empresa y puede incurrir en fuertes multas que podrán en riesgo sus finanzas.
A pesar de esto último existen muchas empresas en México que su archivo es 100% papel o en el peor escenario, no hay archivo, solo sabemos que puede estar en algún lugar o cajón de escritorio.
Printaform, cuenta con varios artículos que te ayudan a administrar tu archivo: Cajas de cartón o de polipropileno, carpetas tamaño carta u oficio y de colores, separadores con numeración o en blanco para que tu decidas.
La forma de administrar tu archivo es un gran reto, seleccionar el área o espacio, colores para identificar lo contable, expedientes de Recursos Humanos, compras, contratos, etc.. No es algo fácil y alguien lo tiene que hacer.
Manos a la obra y no seas uno de los que dicen “no contamos con el documento o se perdió”.
